Một đơn áo sơ mi đồng phục thường phát sinh sửa đổi ở màu, size hoặc vị trí logo sau khi mọi người đã xem hình thiết kế. Vì vậy, quy trình đặt may nên có các mốc duyệt rõ ràng: chốt yêu cầu, duyệt mẫu, chốt danh sách và xác nhận sản xuất. Bài này giúp người phụ trách theo dõi từng mốc, biết thông tin nào còn có thể thay đổi và ai là người quyết định.
Mốc 1: Gom một brief thống nhất
Ghi số lượng dự kiến, bộ phận sử dụng, kiểu cổ và tay, màu, yêu cầu chất liệu, file logo, thời hạn cần áo và nơi nhận. Nếu có nhiều người góp ý, chỉ định một đầu mối tổng hợp. Brief nên chứa mã hoặc hình mẫu tham khảo từ kho mẫu áo, nhưng phân biệt rõ chi tiết đã chốt với chi tiết chỉ là ý tưởng.
Hỏi thêm về áo nam nữ, cách mặc sơ vin và trường hợp cần size đặc biệt. Một đơn “100 áo trắng” chưa đủ để lên mẫu nếu thực tế có hai form, hai độ dài tay và logo khác vị trí.
Mốc 2: Duyệt kiểu áo, chất liệu và logo cùng lúc
Bản vẽ giúp xác định bố cục, còn mẫu thực tế giúp xem màu, độ đứng cổ, nẹp, túi, đường may và cảm giác mặc. Khi duyệt, lưu lại mã mẫu vải, màu được chọn và phiên bản thiết kế. Vị trí logo nên xem trên áo cùng túi và nẹp, không duyệt riêng trên một trang giấy. Nếu thay vải sau khi duyệt form, hỏi có cần thử lại độ vừa và dáng áo không.
Trang chọn chất liệu và hướng dẫn logo giúp chuẩn bị câu hỏi ở mốc này. Ảnh AI minh họa không thay cho mẫu duyệt.
Mốc 3: Chốt danh sách size và bảng giá
Thu size theo đúng form và mã áo đã duyệt; tách nam nữ, tay ngắn và tay dài. Rà các trường hợp cần thử, đối chiếu tổng số người với tổng số áo và lưu phiên bản bảng cuối. Chỉ sau đó mới so báo giá theo cấu hình chính xác. Kiểm tra đơn giá áp dụng cho biến thể nào, logo, mẫu thử, vận chuyển và các điều kiện cần xác nhận. Bảng size và trang báo giá hỗ trợ hai bước này.
Mốc 4: Xác nhận sản xuất và xử lý thay đổi
Biên bản hoặc tin nhắn duyệt cuối nên có mã mẫu, màu, chất liệu, bảng size, logo, số lượng, giá và thời hạn giao. Nếu sau mốc này có nhân sự mới hoặc thay size, ghi thay đổi theo phiên bản và hỏi ảnh hưởng tới giá, tiến độ trước khi xác nhận. Đừng gửi các sửa đổi rải rác qua nhiều người mà không cập nhật bảng chung.
Khi nhận hàng, đối chiếu số lượng từng size và các chi tiết đã duyệt, ghi lại phần cần xử lý ngay theo điều kiện đơn hàng. Nếu đang ở bước đầu, có thể gửi cấu hình thiết kế cho VIE Uniform để thống nhất brief trước khi đặt may.